Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises adoptent une stratégie de data, c’est-à-dire axée autour des données. Il faut dire qu’elles ont tout à gagner à utiliser au mieux le flux massif de données qui affluent quotidiennement.
En effet, c’est en collectant des données, en les triant et en les analysant qu’une entreprise peut percevoir tout son environnement : réussites, échecs, opportunités, meilleures ventes, risques, etc.
Elle pourra alors adapter sa stratégie, anticiper au mieux l’avenir, se démarquer de ses concurrents. En un mot, elle renforce sa performance, sa rentabilité et donc sa pérennité.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises se lancent dans le déploiement d’un outil BI en interne. Intéressons-nous ici au cas de Power BI et des questions à se poser en amont du projet.
À quoi sert Microsoft Power BI ?
Si vous avez bien lu ce qui précède, vous avez la réponse à cette question. Microsoft Power BI est une solution qui permet de collecter un vaste ensemble de données grâce à ses nombreux connecteurs à des bases de données variées et de les transformer en tableaux de bord ou en graphiques mis à jour automatiquement.
Les questions à se poser pour implémenter Power BI en entreprise
Les apports de Power BI pour une entreprise sont indéniables. Toutefois, pour qu’il soit réellement efficace pour une entreprise, sa mise en œuvre doit être réfléchie.
Version Desktop ou Service ?
Il n’y a pas de différences en matière de collecte de données entre la version Desktop (sur ordinateur) et la version Service (en ligne).
Il est possible de se connecter à toutes les données présentes dans un système, dans Excel ou sur internet. De même, toutes les données peuvent être intégrées dans un rapport. La mise à jour automatique est possible, quelle que soit la solution choisie.
Si la version Desktop est entièrement gratuite, ce n’est pas le cas de Power BI Service. Par exemple, le partage sélectif des rapports avec d’autres utilisateurs implique que chaque utilisateur (qui envoie ou reçoit) possède un compte Power BI Pro.
Loin d’être un inconvénient, les utilisateurs qui ont accès au rapport peuvent interagir avec les données via des filtres, des infobulles et des boutons, sans pour autant modifier ou afficher les données.
Quels types de rapports partager ?
Si la meilleure façon de partager des rapports est de payer des comptes Power BI Pro, pour certaines entreprises, ce n’est pas toujours nécessaire. Il faut donc bien déterminer le type de rapports que l’on souhaite partager.
En effet, il est possible de partager gratuitement les rapports créés dans Power BI de différentes manières, mais chacun présente ses inconvénients :
- exportation du rapport au format PDF ou importation dans PowerPoint, mais les rapports ne sont plus interactifs et nécessitent une action manuelle à chaque partage ;
- publication gratuite des rapports sur le Web avec un compte gratuit au service Power BI dans un lien public, mais toute personne ayant accès à ce lien pourra consulter le rapport ;
- création d’un compte Power BI Pro par espace de travail et non par utilisateur, mais il n’est plus possible de donner un accès différencié.
Faut-il former les collaborateurs ?
Enfin, si Power BI est simple d’utilisation, les personnes non habituées aux outils BI pourraient se sentir dépassées. Une formation peut être nécessaire pour que les rapports ou leur création soient réellement efficaces, il en existe plusieurs, pour voir un programme typique vous pouvez regarder ce que fait Mype par exemple.